Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

LVI-Pitkälä Group Oy
Tetriläntie 1 B
90460 Oulu

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Marjo Pitkälä
marjo.pitkala@lvipitkala.fi

2. REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Henkilötietorekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Asiakasrekisteri
• Markkinointirekisteri
• Yhteistyötahojen yhteyshenkilöt
• Verkkosivujen vierailijat
• Työntekijärekisteri
• Työnhakijarekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET JA KÄYTTÖTARKOITUKSET

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai osapuolten välinen sopimus. Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen, asiakassuhteen ylläpito sekä palveluista tiedottaminen.

Asiakkaalta voidaan pyytää suostumuksia henkilötietojen luovutukseen ja käsittelyyn ulkopuolisissa palveluissa.

Markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yksityishenkilöiden osalta markkinointiin saatu suostumus ja taloyhtiöiden sekä muiden yritysten yhteyshenkilöiden osalta rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterin käyttötarkoituksena on kertoa rekisterissä oleville LVI-Pitkälä Groupin palveluista.

Yhteistyötahojen yhteyshenkilöt

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai osapuolten välinen sopimus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on osapuolten välisen yhteydenpidon ja muun yhteistyön mahdollistaminen.

Verkkosivujen vierailijat

Verkkosivuston vierailijoiden tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.

Ei-välttämättömien evästeiden käyttöön voidaan pyytää suostumus.

Työntekijärekisteri ja työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti sopimus ja toissijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hoitaa työsuhteeseen liittyvät asiat työnantajan ja työntekijöiden sekä hakijoiden välillä.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Käsittelemme pääasiassa alla kuvattuja henkilötietoja yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin. Tarvittaessa voimme käsitellä myös muita tarkoituksiin yhteensopivia tietoja. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen minimointiperiaate huomioiden arkistointitarkoituksiin.

Asiakasrekisteri

• Asiakkaan nimi
• Taloyhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilöiden nimet
• Yhteystiedot kuten osoite, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot
• Annetut suostumukset (markkinointilupa, evästeiden ja seurannan käyttö)
• Tunnukset sosiaalisen median palveluissa siltä osin, kun niiden käyttöön yhteydenpidossa on saatu suostumus
• Verkkoyhteyden IP-osoite
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten sopimukset, ostetut tuotteet ja palvelut sekä muut tarpeelliset tiedot

Tiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Markkinointirekisteri

• Nimi
• Taloyhtiön tai muun organisaation julkisten yhteyshenkilöiden nimet
• Yhteystiedot kuten osoite, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot
• Annetut suostumukset (markkinointilupa, evästeiden ja seurannan käyttö)
• Tunnukset sosiaalisen median palveluissa siltä osin, kun niiden käyttöön yhteydenpidossa on saatu suostumus
• Verkkoyhteyden IP-osoite
• Taloyhtiön tai muun organisaation www-sivustojen osoitteet

Tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan markkinointikäyttöön, henkilö peruu antamansa suostumuksen tai kieltää tietojensa käytön suoramarkkinointiin. Rekisteröity pääsee poistumaan rekisteristä itse jokaisessa lähettämässämme markkinointiviestissä olevan ohjeen kautta.  

Taloyhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilön tiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hänen todetaan poistuneen kyseisestä roolista.  

Yhteistyötahojen yhteyshenkilöt

• Nimi
• Yrityksen nimi ja www-osoite
• Yhteystiedot kuten osoite, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot
• Annetut suostumukset (markkinointilupa, evästeiden ja seurannan käyttö)
• Tunnukset sosiaalisen median palveluissa siltä osin, kun niiden käyttöön yhteydenpidossa on saatu suostumus
• Verkkoyhteyden IP-osoite

Yhteistyötahojen yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään niin kauaa, kun osapuolet ovat yhteistyösuhteessa. Yhteyshenkilön tiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hänen todetaan poistuneen kyseisestä roolista.  

Verkkosivujen vierailijat

• IP-osoitteet
• Välttämättömät evästeet
• Ei-välttämättömät evästeet ja niiden käytön perusteena olevat suostumukset

Tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan verkkosivuston turvallisuudesta huolehtimiseen. Evästeiden säilytysajoista kerrotaan tarkemmin verkkosivujen evästeilmoituksen yhteydessä.

Työntekijärekisteri

• Nimi
• Yhteystiedot kuten sähköposti, puhelinnumero ja osoite
• Henkilötunnus
• Työtehtävät, työaika- ja palkkatiedot
• Veronumero
• Tilinumero
• Ammattipätevyydet
• Ansioluettelo
• Työnantajan antamat työhön liittyvät laitteet sekä niiden osoitteet ja puhelinnumerot
• Pilvipalvelujen ja muiden työhön liittyvien järjestelmien käyttäjätunnukset
• muut työsuhteeseen liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään työsuhteen ajan sekä tarvittavan ajan sen jälkeen työnantajan velvollisuuksien täyttämiseksi.

Työnhakijarekisteri

• Nimi
• Yhteystiedot kuten sähköposti, puhelinnumero ja osoite
• Ansioluettelo
• Hakemus ja muut haun yhteydessä annetut tiedot

Työnhakijoiden tietoja säilytetään korkeintaan viisi vuotta hakemuksen lähettämisestä.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, taloyhtiöjärjestelmien kautta, sosiaalisen median palvelujen kautta (esim. WhatsApp ja Facebook), työtilauksista ja sopimuksista, messuilta, yhteistyökumppaneiden kautta, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Taloyhtiöiden ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Yhteistyötahojen yhteyshenkilöt

Henkilötiedot saadaan pääasiassa yhteistyötahoina olevilta yrityksiltä tai niiden yhteyshenkilöiltä suoraan. Tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.

Verkkosivujen vierailijat

Tiedot kerätään automaattisesti verkkosivujen vierailujen yhteydessä sekä tilanteissa, joissa vierailija antaa suostumuksen ei-välttämättömien evästeiden käyttöön.

Työntekijärekisteri ja työnhakijarekisteri

Työntekijän tai -hakijan tiedot saadaan pääasiassa häneltä itseltään mm. työhakemuksesta, työsopimuksesta ja muista tilanteista, joissa hän luovuttaa tietojaan. Työnhakijatietoja voidaan saada myös rekrytointiportaalien ja työnvälityspalvelujen kautta.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta LVI-Pitkälä Groupin ulkopuolelle muihin kuin tässä selosteessa mainittuihin alkuperäisiin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin.

Asiakkaiden tietoja voidaan luovuttaa erikseen pyydetyn suostumuksen perusteella esimerkiksi pankille luottohakemusta varten.

Tietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus. Tällöin henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle rekisteröityjen suostumuksella sekä EU-komission hyväksymillä mallisopimuslausekkeilla ja lisäsuojatoimenpiteillä.

Käyttämämme henkilötietojen käsittelijät:

Yleiset

• Verkkosivujen ylläpito- ja kehityspalvelut (Triuvare Oy)
• Sähköposti- ja pilvipalveluntarjoajat (mm. Microsoft)
• Tietoturva- ja verkkoyhteyspalveluntarjoajat
• Tilitoimisto ja muut laskutukseen ja kirjanpitoon käytetyt palvelut (Adminet, Pagero)

Asiakasrekisteri

• Asiakkuudenhallintajärjestelmät (Adminet, Ecom)
• Asiakastyytyväisyyskyselyt (ZEF)
• Perintätoimisto (Ropo Capital)
• Sosiaalisen median palvelut (esim. WhatsApp): mikäli olet ottanut meihin yhteyttä ko. palvelujen kautta tai antanut suostumuksen yhteydenpitoon niiden kautta

Työntekijärekisteri

• Palkanmaksuun käytetyt palvelut
• Työterveyspalvelut
• Vakuutusyhtiöt
• Tilaajavastuuseen liittyvät palvelut ja Valttikortti (Vastuu Group Oy)
• Liikunta-, hyvinvointi- ja kulttuurisetelipalvelut (Epassi Finland Oy)

7. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

9. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on henkilötietojen käsittelyn perusteesta riippuen alla kerrottuja oikeuksia. Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, niitä koskevat pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen: marjo.pitkala@lvipitkala.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.  

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.  

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen (esim. markkinointilupa tai suostumus evästeiden käytölle), eikä esimerkiksi asiakkuuteen, työsuhteeseen tai sopimukseen, rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeen. Poistopyynnön käsittelyn jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta). Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Oikeus valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän kokee, että rikomme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot